Klant Waardering 9,8

bedrijfsuitstraling,

training Balie en Receptie Medewerker

Hieronder staan enkele tips weergegeven voor de gulle middenweg.

Omgangsvormen #{description}.
Bij iedere vorm van contact tussen mensen kan beleefdheid wonderen doen. Juist in het telefoonverkeer is het zaak bepaalde beleefdheidsvormen in acht te nemen. Daarbij wordt een beroep gedaan op uw persoonlijke gevoel voor zulke "regels", die nu eenmaal niet precies in een boekje zijn aan te geven. Het is uw taak om zelf de juiste weg te kiezen tussen enerzijds vriendelijkheid
en anderzijds zakelijke directheid.

Wijze van aanspreken #{plaats}
Gebruik altijd de naam van uw klanten. Het klinkt prettiger relaties aan te spreken met "meneer Jansen" in plaats van alleen maar met "meneer" of zelfs alleen maar "daaaaag". Vanzelfsprekend is overdrijven ook weer niet nodig. Drie maal in een gesprek de naam van de klant te gebruiken, is een goed gemiddelde. In uw eigen organisatie houdt u zich natuurlijk gewoon aan het beleid dat binnen de organisatie is afgesproken. Dit beleid kan per bedrijf sterk verschillen. Bijzondere aanspreektitels zoals: dokter, zuster, burgemeester, commissaris en dergelijke gebruikt u als ze u bekend zijn. Als u twijfelt is "meneer" of "mevrouw" altijd goed.

Onbeleefd gedrag #{plaats}
Sommige mensen leren het nooit maar dat is uw zaak niet. Blijf altijd kalm en correct, ook al gedragen anderen zich onplezierig, onbeholpen of dom. Des te kalmer u reageert, des te sneller zal de ander ook rustig worden. Onbeleefdheid? Sta erboven!

Vertrouwelijk
Het ligt in de aard van uw beroep dat u vaak dingen hoort die een discreet karakter hebben. Begrijpelijk dat men vaak van u verwacht dit als
beroepsgeheim op te vatten en nooit misbruik te maken van uw vertrouwenspositie. Dit is een belangrijke spelregel! www.bvent.nl tel: 0592-370484. #{keywords}

Wijze van melden #{plaats}
Beantwoord een oproep met bijvoorbeeld "Goedemorgen (u spreekt) met uit #{plaats}" of "Goedemorgen, , u spreekt met ". Deze wijze van begroeten klinkt plezierig en de volgorde in deze melding heeft ook nog een voordeel. De praktijk heeft namelijk geleerd, dat de eerste woorden vaak niet zo goed verstaan worden door klanten. #{keywords} Bovendien kan de klant op deze manier wennen aan uw stem. Het is daarom nuttig een paar woorden aan uw begroeting vooraf te laten gaan. Als uw afdeling of bedrijf meerdere vestigingen heeft, noem dan ook de plaats van de vestiging erbij.

Het lang laten overgaan van de telefoon #{plaats}
Normaal gesproken mag u ervan uitgaan dat iemand niet aanwezig is, als u de oproeptoon vijf keer heeft gehoord. Maar toch is dit geen vaste regel want een vast toestel dat bijvoorbeeld in een bedrijf of woonhuis staat, kan niet altijd snel worden bereikt. Het kan dus in zulke gevallen geen kwaad iets langer te wachten. Omgekeerd is het belangrijk dat u bij binnenkomende gesprekken de mensen niet langer laat wachten, dan strikt noodzakelijk is. Men is snel geneigd te denken dat u niet aanwezig of beschikbaar bent. De gemiddelde beller bereikt al na drie belsignalen, dat wil zeggen 15 seconden, de irritatiegrens.

Laten wachten voor het doorverbinden
Kunt u een beller niet onmiddellijk van dienst zijn omdat er moet worden doorverbonden, vertel dit dan aan de beller en vraag hem/haar op een vriendelijke manier een ogenblik te wachten. #{keywords} Houd contact met de klant over de lengte van de wachttijd en vraag hem of haar regelmatig of hij of zij nog even geduld heeft. Maak altijd gebruik van de wachtstand en scherm de klant af van eventuele achtergrondgeluiden.

Doorverbinden
Wordt er bij het doorverbinden van u verwacht dat u het gesprek aankondigt, zorg er dan voor dat u de naam van de beller weet (laat hem deze zo nodig spellen). Geef tijdens de vooraankondiging de klantvraag door aan de www.bvent.nl tel: 0592-370484 #{keywords}

betreffende collega zodat de klant niet opnieuw zijn verhaal hoeft te vertellen als hij doorverbonden is.

Een beller weet ook niet altijd precies met wie hij moet worden doorverbonden. Misschien denkt hij wel zijn zaken met u te kunnen afhandelen. Onderbreek hem dan snel maar vriendelijk door zijn naam te noemen en leg uit waarom u het gesprek onderbreekt. Verbind de klant daarna door met de juiste persoon. #{keywords}

Wachten na doorverbinden
Het is mogelijk dat de klant die u hebt doorverbonden, moet wachten. De gewenste persoon kan in gesprek of afwezig zijn. Laat de klant dan kiezen en bied alternatieven die binnen het beleid van de organisatie passen. Voorbeelden van alternatieven zijn: wachten, een terugbel notitie maken, een collega spreken of de klant later zelf terug laten bellen. In overleg met uw collega's kunt u afspreken dat u de klant laat kiezen uit twee haalbare alternatieven, als hij te lang moet wachten.

Bericht aannemen
In bepaalde gevallen van afwezigheid kunt u informeren of u een bericht kunt noteren voor de persoon in kwestie. Soms kunt u ook met de klant afspreken dat hij wordt teruggebeld. Maar u weet: afspraak is afspraak. Zorg dan dat het inderdaad gebeurt.

In bespreking #{description}
Als degene voor wie u een gesprek heeft aangenomen in bespreking is, vertel de beller dan dat de gewenste persoon op dit moment niet bereikbaar is en vraag de beller meteen of hij met een ander doorverbonden wil worden. Natuurlijk kunt u de beller aanbieden hem terug te laten bellen.

cursus receptioniste telefoniste
receptioniste opleiding
opleiding receptioniste ziekenhuis
opleiding receptioniste mbo
administratieve opleiding met baangarantie
opleiding receptioniste hbo
avondopleiding administratief medewerker
volwassen opleiding administratief medewerker

Kennis moet Beklijven

Training Receptie en Optimaal telefoneren, Docent

Onze kenmerken

BV&T zorgt voor een optimale kennisopname. Dit realiseren wij door middel van onze praktijkgerichte aanpak. Daarnaast geven wij vaak het advies om een training of cursus niet in enkele dagen achterelkaar te volgen, maar om deze over meerdere weken te verspreiden. Hierdoor zal de kennis namelijk beter opgenomen worden.

Traject op maat

Training Receptie en Optimaal telefoneren, Docent

Hoe wij werken

Wanneer u een training of cursus bij BV&T aanvraagt, zal deze op maat gemaakt worden. Dit houdt in dat u de inhoud van de training of cursus bepaalt. Op deze manier ontwikkelen wij een inspirerend leertraject dat naadloos aansluit op uw organisatie. Tevens worden onze bedrijfsonderzoeken ook op maat gemaakt.